[Entrevista]: Marta Framit San Miguel, Directora Ejecutiva de Vinfra SA

La digitalización es muy importante a día de hoy en el sector documental, podemos decir que es el primer paso que facilita la creación de las grandes bibliotecas digitales que podemos consultar hoy en día, y las que podremos consultar en relativamente poco tiempo o incluso a largo plazo. Por ello hemos querido entrevistar a una de las grandes empresas de digitalización, con más de 35 años de historia, Vinfra (sin tener en cuenta todo el proceso técnico de catalogación potr supuesto)

La protagonista de la entrevista profesional de esta semana es Marta Framit San Miguel que es la directora ejecutiva de la empresa de digitalización de Vinfra SA. Conozcámosla un poco más antes de empezar con las preguntas :D

Marta Framit San Miguel

Marta Framit San Miguel es la directora ejecutiva de Vinfra SA desde hace más de 7 años. Licenciada en periodismo y diplomada como Experta en Gestión de Calidad Empresarial, en Técnicas de Negociación, en la Aplicación de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y en Prevención de Riesgos Laborales.

 Como todos los directivos de Vinfra empezó su formación desde la base y fue ampliando sus conocimientos con cada peldaño del camino. Hoy por hoy es una gran directora con una amplia visión de futuro y una idea minuciosa de cada una de las partes de la compañía, lo que le permite saber con exactitud las virtudes y defectos que se han de pulir para conseguir las metas elegidas.

Y ahora os proporcionamos las preguntas que la hemos realizado y qué nos ha contestado...

P:  “Más de 35 años de experiencia, la más alta tecnología en escáneres y el mejor equipo de profesionales…” esa es la presentación de su empresa en la web ¿Qué es Vinfra? 

R: Vinfra es una empresa de servicios surgida a mediados de los setenta que en un principio se dedicó exclusivamente a la microfilmación, pero que con el paso del tiempo y el avance tecnológico se ha sabido reciclar e introduce nuevos servicios como son, la digitalización de documentación histórica, administrativa y artística, así como la realización de metadatos, post-procesamiento digital, dirección de grandes proyectos de digitalización, distribución de dos de las mejores marcas de escáneres ópticos del mercado “i2S Digibook & Kirtas Technologies” y “Metis System” y la distribución de software de gestión documental y de repositorios digitales.  

P: En cuanto a la digitalización ¿Cuáles son los servicios esenciales que debe prestar toda empresa especializada en digitalización documental? 

R: Creemos que en cuanto a digitalización se trata las posibilidades son muy amplias, sin duda, nosotros hemos intentado realizar una oferta completa y competitiva que, en los tiempos que corren, permita tanto a grandes empresas privadas, como a instituciones públicas, pequeñas empresas o particulares optar por una digitalización  asequible y de calidad. Por lo que respetando esto, nosotros ofrecemos el siguiente paquete de posibilidades cara a un proyecto de digitalización:

• Estudio de la documentación a digitalizar así como la posibilidad de catalogación y ordenación de la misma. 
• Asesoramiento personalizado y oferta de las mejores opciones cara a las necesidades y la situación única de cada colección.
• Posibilidad de realizar el trabajo tanto en el cliente como en nuestra sede, si la documentación así lo permitiese.
• Ofrecemos la posibilidad de alquilar o comprar el escáner o escáneres que sean necesarios para la correcta realización del proyecto y pensando siempre en la calidad y el tiempo estimado para la entrega del trabajo.
• Desplazamiento del mejor equipo humano y profesional nombrando siempre un Jefe de Proyecto que será el encargado de la gestión y resolución de cualquier imprevisto o cambio, dejando en sus manos la total gestión del proyecto para que los operadores únicamente se dediquen a la digitalización y manipulación de la documentación agilizando así de este modo todas las fases del trabajo.
• Post procesamiento digital de todas las imágenes, lo que dependiendo de las necesidades del cliente, puede incluir: Control de Calidad, Corte, Renombre, Indexación, Realización de Metadatos, Retoque fotográfico, Unión de imágenes de gran formato, Conversión a distintos formatos de conservación y consulta (tiff, jpeg, pdf,..).
• Almacenamiento de los Máster Tiff en discos duros externos o en servidores, así como la grabación de los derivados en DVD, CD, BluRay,etc.
• Diseño de un repositorio digital personalizado y posibilidad de posterior publicación WEB.

 P:  ¿Cuáles son los perfiles profesionales que deben de tener las empresas de digitalización? (digitalizadores, grabadores, catalogadores, bibliotecarios, archiveros, Community manager…) ¿Qué perfiles profesionales están dentro de su platilla?¿Qué formación reciben específicamente de la empresa?

R:  Hoy en día el principal requisito creemos que es el compromiso y la dedicación por el trabajo que realizamos, aparte de esto, prácticamente cualquier persona con conocimientos de informática y orientación en fotografía digital, podría llegar a trabajar en una empresa de digitalización, ya que en nuestro caso, el resto de la formación necesaria se la damos nosotros, para así tener a un personal cualificado y preparado para la variedad de casos documentales que nos encontramos diariamente. Para casos especiales de archivística y catalogación contamos con compañeros licenciados en estas áreas debido a lo complejas que pueden llegar a ser estas tareas y a la preparación especial que se necesita.

Vinfra se encuentra dividida en departamentos dentro de los cuales se van incorporando los perfiles más adecuados para cada uno de ellos. Estos son: Digitalización, Control de Calidad y Producción, Jefes de Proyectos, Dep. de Metadatos, Dirección Técnica, Dep. Técnico, Ventas, Administración y Dirección General y Económica.

P: ¿Qué diferencias existen entre digitalización y microfilmación? ¿En qué proyectos se usan cada proceso digital? 

R: La digitalización y la microfilmación son dos tipos de captura de imágenes tanto en blanco y negro como en color, tratándose la microfilmación de una captura analógica con un formato de salida en película de 16 y 35mm, mientras que la digitalización tiene un formato de salida digital, pudiendo almacenarse en discos duros o formatos ópticos como CD’s y DVD’s.

Las diferencias existentes entre una forma u otra en cuanto a calidad de captura no difieren, ya que esto dependerá de la óptica utilizada para ambos métodos, pudiendo obtener tanto en uno como en otro una calidad de imagen excelente. Por lo que las principales diferencias serán de conservación, ya que el microfilm es un método mucho más seguro y duradero que un formato digital que puede corromperse con mayor facilidad si no se almacena con cuidado, y de accesibilidad y edición, ya que aquí es el formato digital el más fácil y cómodo de usar y difundir, sin tener que recurrir a lectores aparatosos o a la ayuda de un profesional para la edición de un libro como sucede con la manipulación de microfilm.

En cuanto a la utilización de un formato u otro para un proyecto, dependerá enteramente de las necesidades del cliente y de la colección a conservar, debiéndose valorar si estas han de únicamente conservarse como copias de seguridad o por el contrario también se han de divulgar y promover, como por ejemplo en internet. 

CopiBook ™ HD

P: Vinfra es la única empresa española de digitalización que distribuye escáneres profesionales ¿Cuáles son los escáneres que comercializan?¿ Existe un gran mercado de venta? ¿Se prefiere adjudicar concursos o comprar el escáner directamente por parte de sus clientes? ¿Qué clientes han tenido a lo largo de estos años? 

R: Los escáneres que nosotros comercializamos son escáneres ópticos sin interpolación, bastante distintos a los escáneres caseros que todos conocemos. Contamos con dos marcas punteras del mercado “i2S Digibook & Kirtas Technologies” y “Metis System”  ambas abarcan una amplia gama de formatos que pueden ser digitalizados con ellos. Estaríamos hablando de formatos inferiores a A4 hasta los monstruosos doble A0, tanto para documentación suelta, cosida o encuadernada, planos, fotografías, pergaminos y pinturas de todo tipo. Dependiendo del tipo y el tamaño elegiríamos un modelo u otro de escáner.

El mercado de venta es realmente amplio, ya que estos escáneres no son muy complicados de manejar, por lo que después de un breve curso de formación y manejo que realizamos, casi cualquier persona estaría capacitada para su manipulación. Teniendo en cuenta esta premisa, nuestros clientes van desde el sector particular, hasta las grandes empresas privadas e instituciones públicas.

En cuanto a la adquisición o la adjudicación, esto depende enteramente de las necesidades del proyecto, lo normal si son proyectos grandes puntuales, es que un equipo de Vinfra técnico y humano se desplace hasta el cliente, o en nuestras sedes, y se realicen todas las tareas de preservación, catalogación y conservación digital. Pero también se nos da el caso de archivos y bibliotecas, por ejemplo, que prefieren disponer ellos mismos de un equipo para el uso diario de sus digitalizaciones, por lo que les es más beneficioso adquirir directamente el equipo. Como os comento, esto dependerá muy mucho de las necesidades específicas del fondo y el cliente.

Nuestra lista de clientes y proyectos es bastante amplia, siendo alguno de los  últimos:

-    Fundación Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes
-    Museo Nacional de Arte de Cataluña (MNAC)
-    Archivo General de la Nación de República Dominicana (AGN)
-    Biblioteca Nacional de España (BNE)
-    Museo Reina Sofía
-    Palacio Real de Madrid (Patrimonio Nacional)
-    Real Academia Española (RAE)
-    Museo de Pontevedra
-    Memoria de Madrid
-    Fundación Joan Miró
-    Palau de la Música Catalana
-    Instituto de Cultura y las Artes de Sevilla (ICAS)
-    Fundación Juanelo Turriano 

P: Desde el 2009 gracias a mecenazgo de telefónica son responsables de la digitalización de la Biblioteca Nacional ¿En qué punto se encuentra dicho proyecto? ¿Cómo es el día a día de este gran proyecto de digitalización?

R: Efectivamente desde 2009 y en colaboración con Telefónica estamos inmersos en el proyecto de digitalización masiva de la Biblioteca Nacional de España. Proyecto en el cuál, a día de hoy, hemos digitalizado más de 18.000.000 de páginas lo que son unas 110.000 obras repartidas entre: Música, Fondo Único, Cartografía, Cantorales, Teatro del Siglo de Oro, Manuscritos, Fotos, Dibujos, etc. Posteriormente realizamos el control de calidad, renombre, indexación, conversión a formatos de consulta con sus metadatos y marcadores correspondientes y por último, las subimos a sus servidores.

Un gran proyecto dentro de una gran institución que está creando una de las mejores Bibliotecas Digitales del mundo.

P: ¿Qué tipo de herramientas se usan para el procesamiento digital?¿Cuales son las tareas que se incluyen en dicho proceso? 

R: Las herramientas pueden ser infinitas, pero actualmente utilizamos herramientas de revisión, corte, retoque, renombre, indexación, metadatos, marcadores, conversión, compresión, grabación y de creación y publicación en repositorios digitales. Las tareas involucran tanto una gran parte humana de revisión y control así como otra automática de procesamiento y lanzado.

P: Desde hace relativamente poco tiempo también ofrecen el servicio de creación de metadatos… ¿Qué son los metadatos? ¿Cuáles son los estándares que se solicitan en la licitación de proyectos? ¿Qué tipos de metadatos se incluyen en las imágenes? ¿Para qué sirven? ¿Por qué son tan importantes en las bibliotecas digitales?

R: La teoría y práctica de los metadatos tiene sus raíces en la catalogación de documentos impresos y consiste en la incorporación de texto para describir los atributos de los documentos, dotándolos de significado, contexto y organización.

En el ámbito bibliotecario, los metadatos describen los documentos, informan sobre su contenido y ofrecen al usuario la posibilidad de encontrar lo que buscan de una forma rápida y eficaz.

Los metadatos requeridos en las licitaciones dependen en gran medida del tipo de documentación que vayamos a tratar. Van desde los MARC, MARC21 XML y Dublin Core en el ámbito Bibliotecario hasta los EAD, ISAD-G etc… para los Archivos. Todos ellos son estándares definidos y de los que se puede encontrar información detallada en la web de la "Library of Congress", Librería del Congreso de los Estados Unidos: http://www.loc.gov/index.html.
Por decirlo de algún modo la Library of Congress es el organismo referencia en cuanto a los estándares de metadatos a día de hoy.

En ambos casos los metadatos Descriptivos mencionados anteriormente van acompañados de los metadatos de Preservación (PREMIS) los cuales llevan encapsulado los metadatos Descriptivos, Estructurales y Administrativos, así como información para preservar y “blindar” la documentación.

A día de hoy no se entiende una Biblioteca Digital sin metadatos. Son la herramienta necesaria para que los Software de consulta localicen y aporten información a los documentos consultados por los usuarios.

P: En cuanto al servicio de asesoramiento que ofrecen ¿Qué tipo de ayuda les solicitan más frecuentemente?

R: Fundamentalmente nuestro servicio de asesoramiento suele ser una especie de guía gratuita y sin compromiso a la hora de plantear y ejecutar un proyecto concreto de digitalización, catalogación y metadatos. Por lo general suele incluir una revisión de la colección/es así como la evaluación del presupuesto y las posibilidades técnicas y de infraestructura que se pudiesen dar, aportando de esta forma al cliente una idea clara y concreta de lo que tiene y como puede conseguir el objetivo planteado. 

P: Entre los productos que comercializan se encuentra LIMB ¿Qué es exactamente? ¿Cuáles son las ventajas frente a Photoshop? ¿Qué es YOOLIB? 

R:  A diferencia de Photoshop, LIMB™ no es solo un programa de retoque y edición si no que es un software de procesamiento, enriquecimiento y conversión del patrimonio cultural en patrimonio digital. Es una solución completa e incluye todas las herramientas necesarias para administrar su proyecto de digitalización desde la captura hasta la publicación con un montón de ventajas sobre sus competidores: 

- Aumenta el valor de sus contenidos.
- Simplifica el flujo de trabajo.
- Disminuye los costes de digitalización.

YOOLIB™ por otro lado es un repositorio digital completamente personalizable y adaptable que permite tener en la red todas las imágenes digitalizadas en una especie de “biblioteca digital” que todo el mundo podrá ver y compartir. Todo esto siempre respetando la seguridad y la integridad de las imágenes.

P: ¿Cómo se aplica la gestión documental en su empresa? ¿Incluye la catalogación ó solo la digitalización? ¿Después de la digitalización que procesos son los siguientes que se realizan? 

R: Vinfra incluye un servicio de catalogación y archivo de la mano de los mejores profesionales del sector, siendo este el paso previo a la digitalización.
Después del digitalizado, se procede, y siempre dependiendo de las directrices del proyecto a:

-    Revisar
-    Renombrar
-    Cortar
-    Retocar
-    Indexar
-    Introducción de Metadatos
-    Convertir a formatos de consulta
-    Introducción de Marcadores
-    Grabación
-    Publicación

P: ¿Qué es y cómo se realiza la preservación digital en su empresa?

R: La preservación digital, aparte de mediante los pasos anteriormente mencionados, se puede realizar también mediante la restauración digital de documentos deteriorados físicamente (humedades, decoloraciones, roturas ..), mediante la unión de planos de gran formato, ajustes de color para una mejor impresión mediante perfiles ICC o retoque, recortes y separación de partes de mayor importancia para su posterior reproducción, etc.

P: Recientemente han actualizado su página web ¿Qué novedades se han incorporado? ¿Sigue en versión beta o es ya la definitiva?

R: Efectivamente acabamos de actualizar nuestra WEB, ya que en los tiempos que corren es una vía fundamental de promoción y difusión, por lo que para nosotros este punto ha sido clave para ampliar mercado y encontrar un punto de encuentro con nuestros clientes y amigos.

La WEB se encuentra aún en fase de implementación y mejora, pero prácticamente podemos decir que se encuentra en su fase final.

¡Visitarnos y comentarnos que os parece!

P: Vinfra ya cuenta con redes sociales. Su cuenta de twitter y FB ¿Por qué es importante para las empresas de digitalización estar presentes en este tipo de redes?  

R: Si, contamos con ambas redes sociales y estamos también creando otras nuevas, como “Google+” y “Linkedin” ya que tanto para nosotros como para cualquier empresa de digitalización o de servicios hoy en día las redes sociales nos permiten tener una capacidad de difusión impensable hace 20 anos que bien aprovechada supone ser capaces de marcar la diferencia entre que la gente tenga una ligera idea de lo que haces a que el entendimiento sea integro y por tanto mejore enormemente la posibilidad de obtener más trabajos y llegar a más clientes.

P: Actualmente la Red Enumerate están solicitando ayuda para realizar una encuesta sobre digitalización. ¿Creen que es importante esta iniciativa? 

(INFORMACIÓN: El objetivo principal de ENUMERATE es recopilar datos sobre digitalización, costes de las colecciones digitales, preservación digital y sobre el acceso en línea al patrimonio cultural de toda Europa para crear una base fiable de datos estadísticos en la que puedan apoyarse tanto la Comisión Europea como otros organismos del ámbito  de la cultura para la toma de decisiones estratégicas.

R: Nos parece una idea importantísima y necesaria ya que cada día es más inminente el paso del papel al formato digital y hoy por hoy el desconocimiento general acerca de métodos, precios y maquinas es enorme e iniciativas como estas son las que se necesitan para simplificar y agilizar el proceso.

P: Se acaban de hacer miembros de IMPACT “Centro de competencia Europeo en digitalización” ¿Nos pueden explicar de qué trata?

R: Vinfra se ha unido al centro de competencia europeo en digitalización IMPACT, organización sin ánimo de lucro con la misión de hacer de la digitalización un proceso “MEJOR, MÁS RÁPIDO y MÁS BARATO”

El centro IMPACT tiene como objetivo fomentar la colaboración entre, bibliotecas, científicos, industria y profesionales de la digitalización para construir un ambiente de trabajo conjunto que mejore el acceso al patrimonio histórico y cultural.
Podéis visitar:
http://www.digitisation.eu
http://www.digitisation.eu/about/ 

¡Gracias Marta por tu colaboración en Documania 2.0!
También queremos dar las gracias Sergio Argote (Desarrollador de negocio en Vinfra)  ya que sin su gestión esta entrevista no habría sido posible

¿Qué os ha parecido toda la información sobre la empresa de digitalización que nos ha contado María? ¿Habéis trabajado alguna vez en alguna empresa de digitalización?¿Se parece vuestra experiencia al trabajo que se realiza en Vinfra?