DocuManía : Manual de indización de Encabezamientos de Materia Biblioteca Nacional de España

La BNE nos ha dado una gran noticia. Se publicaba en su web el "Manual de indización de Encabezamientos de Materia" .

El Manual de indización de la BNE pretende ser una herramienta de apoyo al trabajo de todos aquellos profesionales relacionados con el mundo de la clasificación y la indización.

Es el fruto de una exhaustiva labor de normalización del Servicio de Clasificación de la Biblioteca Nacional de España, pero no es una norma propiamente dicha. A partir de la experiencia de años de trabajo en cada área temática, se han estudiado y discutido problemas de indización específicos, fijándose unos criterios consensuados que hagan posible la uniformidad en las tareas de indización y clasificación en la Biblioteca Nacional de España. Por ello, y ante la escasa presencia de manuales de este tipo en el mundo bibliotecario, el Manual surge con la vocación de compartir la experiencia de la BNE y aportar unas directrices que ayuden a los profesionales de la información a indizar y clasificar de manera homogénea.

BNE

Pero antes de disfrutar de este documento, vamos a realizar un repaso teórico para refrescar conocimientos sobre el proceso técnico.

Indizar consiste en describir el contenido del documento mediante palabras del lenguaje natural que han sido sometidas a un control semántico. Los términos elegidos constituyen puntos de acceso secundarios de la ficha o registro bibliográfico, y se utilizan cuando el lector no busca un documento concreto, sino que está interesado en un tema y quiere documentos que traten de él.

Las términos de indización -llamados coloquialmente materias- son pues, términos del lenguaje natural que representan de forma sintética el asunto o tema sobre el que versa una obra. Frente a la CDU, tienen la ventaja de ser fácilmente comprensibles, pero tambien presentan algunas limitaciones:

Los términos del lenguaje plantean problemas semánticos: hay términos iguales con distinto significado (homónimos), términos distintos con el mismo significado (sinónimos), términos cuyo significado cambia con el paso del tiempo, términos que expresan conceptos muy próximos, etc.

Para paliar estos inconvenientes, los términos que se utilicen como materias deben someterse a un control: hay que evitar los sinónimos, distinguir los homónimos, establecer relaciones entre algunos términos, evitar las palabras vacías, etc. De este modo se construye un vocabulario limitado de términos de indización, que no es otra cosa que un lenguaje documental, un intermediario que facilita la comunicación lector/a documento.

En todo lenguaje de indización el control sobre los términos se establece mediante tres tipos de referencias:

1. Véase (V.) o Use

Remite de un término no aceptado a uno aceptado, por lo general un sinónimo o cuasi-sinónimo. Por ejemplo:

Locos
V. Enfermos mentales

2. Usado por (U.p.)

Referencia inversa a la anterior. Por ejemplo:

Enfermos mentales
U.p. Locos

3.Véase además (V.a.)
Remite de un término aceptado a otros términos también aceptados que tienen relación semántica con él. Por ejemplo:

Endogamia
V.a. Etnología
Matrimonio

Fases del proceso técnico en bibliotecas

Existen diversos lenguajes de indización, adaptados a las exigencias de los distintos tipos de bibliotecas (puesto que cada una tiene un fondo, unos usuarios y unos medios distintos). Los más conocidos son:

Encabezamientos de materias

Es un lenguje documental en el que los términos deben combinarse formando cadenas. El primer término se llama propiamente encabezamiento y representa un tema significativo del documento que se indiza. Los términos siguientes -que se enlazan con guiones- se denominan subencabezamientos y pueden indicar cualidades, propiedades o acciones (subencabezamientos de materia), lugares geográficos (subencabezamientos topográficos), épocas o periodos (subencabezamientos cronológicos) y tipo documental (subencabezamientos de forma).

Veamos algunos ejemplos:

Arquitectura - Diccionarios (para indizar un glosario de términos arquitectónicos).
Bibliotecas - España - Directorios (para indizar un repertorio de las bibliotecas españolas).

Cada cadena de términos constituye un punto de acceso único y se alfabetiza en el catálogo solamente por el primer término. Esto conlleva una cierta rigidez tanto en la indización del documento como en la búsqueda por encabezamientos de materia: en ambos momentos hay que saber cómo se construye la cadena para poder elegir el término que debe ocupar el primer lugar, el segundo, el tercero, etc.. Por ejemplo, si alguien busca la gramática del español citada en el ejemplo anterior, no la encontrará en la G de gramática, sino en la L de lengua española.

Listas de descriptores

Los descriptores son términos que se aplican individualmente en el momento de indizar el documento y se combinan -en cualquier orden- en el momento de la búsqueda, utilizando los operadores lógicos. Esto significa que un documento se puede recuperar por cualquiera de los descriptores que se han utilizado para indizarlo.

Volvamos a los ejemplos anteriores:

El glosario de términos arquitectónicos se indizaría con el descriptor Arquitectura y con el descriptor Diccionario y se recuperaría por cualquiera de los dos.
El repertorio de las bibliotecas españolas se indizaría con el descriptor Biblioteca, el descriptor España y el descriptor Directorio y se recuperaría por cualquiera de los tres.

Los descriptores son, por tanto, más fáciles de utilizar que los encabezamientos de materias y permiten una mayor flexibilidad tanto en la indización como en la recuperación, aunque la posibilidad de realizar múltiples combinaciones está supeditada al uso de herramientas informáticas. Por ese motivo solamente pueden utilizarse en bibliotecas que cuenten con un sistema automatizado de catalogación y recuperación .

Tesauros

Son lenguajes documentales formados por descriptores entre los que se han establecido relaciones de tipo jerárquico (entre un término general y sus términos específicos y viceversa).y de tipo asociativo (entre términos relacionados por su significado).

El tesauro ofrece la misma flexibilidad en la recuperación que los descriptores y requiere obviamente el uso de un sistema automatizado. Además, la estructuración a que se han sometido los términos hace posible una precisión mucho mayor en el uso de éstos, tanto en el momento de indizar como en el momento de buscar.

Dado que la estructura jerárquica dificílmente abarca la totalidad del conocimiento humano, los tesauros suelen ser léxicos especializados en una rama del saber. Cuentan generalmente con términos muy específicos dirigidos a especialistas que permiten expresar aspectos muy concretos del asunto del que trata una obra. Por ese motivo son lenguajes adecuados para servicios de documentación y bibliotecas especializadas.

Y ahora después de este repaso básico queremos compartir con vosotros el Manual de indización de Encabezamientos de Materia Biblioteca Nacional de España, que es el verdadero protagonista de hoy.