De esta forma, los archivos han experimentado un desarrollo cualitativo formidable que se hace indiscutible a la luz de cuestiones como la digitalización, la automatización, el reto de los documentos creados electrónicamente desde el origen y un largo etcétera.
En este sentido, persisten aún muchas incógnitas relativas a la gestión documental en sus dos facetas: Tanto como actividad programada y planificada, como de software informático específico.
Pensemos entonces en una tarea que, durante la era analógica, aquella en que la documentación se encontraba en soporte papel, creó un verdadero nicho de mercado con el nacimiento de diversas empresas que ofrecían servicios de custodia documental. Empresas que vendían [alquilaban] básicamente "espacio" donde almacenar, literalmente, la documentación de archivo tanto de instituciones públicas como privadas y que ofrecían un ahorro de espacio y de tiempo, e incluso de personal, nada despreciable.
Asimismo, estas empresas se responsabilizaban de la confidencialidad de la información contenida en la documentación que se les confiaba para su custodia; de su salvaguarda y conservación. También se comprometían a respetar el sistema de clasificación al que se había sometido esa documentación para permitir su localización, recuperación y consulta, y lo que es más, garantizaban la rápida disponibilidad de los documentos en caso de ser requeridos.
Sin embargo, la llegada del documento electrónico quizás haya cambiado este panorama... ¿o no?
La digitalización y la creación de documentos electrónicos desde el origen y los programas de Gestión Documental han solucionado, al menos aparentemente, estos problemas en cuanto al espacio de almacenamiento, y han agilizado la búsqueda y recuperación de la información permitiendo, incluso, la consulta telemática de los documentos.
No parece un escenario muy halagüeño para estas empresas que han visto de esta manera como los archivos eran nuevamente capaces de cubrir sus propias necesidades en esta materia. Y ciertamente no faltaron los profesionales que auguraron con cierto pesimismo esta situación señalando la idea de la sustitución de trabajadores [empresas] por la tecnología.
Sin embargo, nada más lejos de la realidad: Estas empresas han sabido adaptarse al cambio detectando y ofreciendo respuesta a las nuevas necesidades que han surgido en el ámbito de los documentos electrónicos en los archivos. Servicios como la propia digitalización, el almacenamiento remoto (alquiler de servidores), backup o copias de seguridad... con garantías técnicas y legales basadas en la custodia de documentos firmados digitalmente y/o cifrados que garantizan el mantenimiento de su valor legal.
Aquí cabe destacar la aplicación de la LOPD (Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal) en España, que resulta básica para entender la necesidad de esa confidencialidad de cierto tipo de documentos de acuerdo a la información sensible que puedan contener en materia de datos de carácter personal.
Para ello, existen diversas normas en las que poder apoyarse para afrontar esta empresa con garantías avalando el proceso de forma certificada. Nótese que ya en todas ellas se ha contemplado la destrucción no sólo de documentos en soporte papel, sino también la de los soportes electrónicos. Las más destacables son:
- Norma DIN 66399, que sustituye a la anterior DIN 32757-1995. Esta establece tres clases de protección para siete niveles de seguridad dirigidos a seis tipos de materiales frente a los 5 niveles de su antecesora, además de contemplar los soportes electrónicos y no sólo el papel como objeto de destrucción segura. En el mayor nivel de confidencialidad se exige un triturado, como mucho, de fragmentos de 0,8 x 5 mm.
 |
| Hacer clic sobre la imagen para ampliarla |
- Norma UNE-EN 15713:2010: establece ocho niveles de triturado o desintegración (aplicables o no según la clase de material) y determina el tamaño máximo de corte y el método de destrucción en función de ese nivel. El de mayor nivel de confidencialidad establece un triturado en el que el área de los fragmentos no supere los 10 mm2.
 |
| Hacer clic sobre la imagen para ampliarla |
- AAA-NAID: de NAID Europe (National Association for Information Destruction, Inc.) es un método certificado de acuerdo a una normativa propia desarrollada por esta institución. Resulta especialmente interesante conocer su Código ético y sus Estatutos.
- Otras normas, que no aludiendo explícitamente a la destrucción confidencial certificada sí que generan un valor añadido para estas empresas, son aquellas relativas al medio ambiente como la ISO 14001 para la destrucción de documentos sostenible; o a la gestión de calidad (familia ISO 9001) para la destrucción de documentos segura. También conviene tener en cuenta la norma UNE ISO/IEC 27001:2007 de Implantación de un sistema de seguridad de la información.
- Las actitudes de datos relativas a la eliminación (y el Resumen Ejecutivo de las prácticas) (en inglés).
- Los recientes cambios a la HIPAA (Ley de Responsabilidad y Transmisión de Seguros de Salud) y su impacto en la industria de la destrucción de la información (en inglés).
- Por qué la destrucción de la información es clave para que el éxito del desecho de material electrónico sea sostenible (en inglés).
En conclusión, la seguridad del procedimiento de destrucción confidencial certificada de documentos se basa en:
- La confidencialidad de los datos.
- Inmediatez en el procedimiento.
- Control y responsabilidad sobre los documentos.
- Auditoría y comprobación:
- Externa.
- Interna.
- Monitorización del cliente.
- Certificación e informe del proceso.
El hincapié se ha puesto continuamente en la necesidad de la certificación, y esto no es una cuestión baladí: La certificación no sólo de la empresa que va a llevar a cabo la tarea, sino también la del proceso en sí mismo. Todas ellas conocen la necesidad de garantizar que la destrucción de la documentación recogida se ha llevado a cabo conforme a la normativa vigente, de forma efectiva y con inmediatez. Asimismo puede certificarse el tratamiento medioambiental que se ha aplicado a los residuos generados.
De la misma manera, puede ser útil al cliente al poder demostrar ante una inspección de cualquier autoridad el tratamiento que da a la documentación que tiene obligación de destruir.
Para terminar, quizás sea interesante señalar el punto de vista de Mónica Barroso Bravo, directora de AENOR en Extremadura, en una entrevista a El Periodico de Extremadura con fecha 22 de junio de este mismo año, donde afirmaba que "la certificación abre caminos a la exportación y a la internacionalización de las empresas".
Aún así, y una vez visto lo visto, tal vez después de haber digitalizado nuestros documentos no estemos interesados en destruir los originales en formato papel y necesitemos acudir a alguna de estas empresas que aún ofrecen ese servicio "tradicional" de alquiler de espacios para la custodia documental, quien sabe... ;)
Hay documentos que nunca podrán ser destruidos, pero que digitalizando parte de ellos se preservan no solo el documento si no que se evita que por el uso se deteriore y con el tiempo se pierdan.
ResponderEliminarEs servicio de gestión y custodia creo que no se perderá pero que si se seguirá amoldando a las necesidades.
Respecto a la destruccion la empresa ha de tener personal cualificado para este fin, de no ser asi pueden destruir documentos que para el cliente por desconocimiento pueden no ser importantes y enviarlos a destrucción cuando en realidad han de ser custodiados. De hay la necesidad no solo de profesionales sino tambien de las empresas de custodia.
Pero siempre y sin excepción han de estar al día en las normas de destrucción, protección de datos, etc ... y gestionar consecuentemente el archivo.
La custodia de la documentación confidencial es importante, pero siempre bajo la supervisión de las normas que la rigen, ya que no para tod@s las importancia de los documentos es del mismo nivel. Hay que tener para ello unas directrices marcadas.
ResponderEliminarRespecto a la destrucción de la documentación hay que decir prácticamente lo mismo, ya que existen para ello unas normas a seguir, tanto nacionales como internacionales que nos marcan cómo realizarla.
Pero hay que dejar claro que tanto para la custodia como al destrucción de la documentación, ya sea confidencial o no, las empresas deben tener personal formado en este ámbito, y tener claro el ámbito de la digitalización de los documentos, ya que así es una manera de poder destruir "con tranquilidad" porque sabes que siempre tendrás una copia y a la hora de realizar custodia, donde el problema es el espacio físico, será algo que ya no preocupará tanto.
Lo más importante para la empresas, además de la formación del personal, es concienciarse de ello y llevarlo a cabo. De esta manera tendrán siempre los archivos muy bien organizados y se podrán gestionar sin problemas, al igual que encontrar la documentación.
Pero hay que tener siempre presentes las normas de las normas de destrucción, protección de datos, de custodia, etc..
Uno de los principios en los que nos basamos para digitalizar un documento es su conservación. Gracias a la obtención de su imagen digital, el documento original puede ser conservado mejor, puesto que ya no es necesario su consulta directa por parte de los investigadores. Pero estamos hablando de documentación histórica, siendo un caso distinto si nos referimos a documentos "de oficina".
ResponderEliminarSi pensamos, por ejemplo, en una clínica dental, son muchos los documentos que se generan y, con ellos, se ocupa un espacio. La digitalización y posterior destrucción de determinados documentos genera un beneficio por el ahorro de espacio, aunque siempre toda esta eliminación documental debe estar regulada por las normas correspondientes.